Управление похоронным домом
Все заказы, сотрудники и деньги — в одном кабинете
Обращения клиентов, заказы, счета, оплаты, документы и задачи сотрудников собраны в одной системе. По каждому заказу видны текущий этап, ответственный, ближайший срок и финансовый результат.
Руководитель контролирует работу похоронного дома, а администратор сразу видит, какие обращения нужно обработать, какие задачи просрочены и где требуется его внимание.
Данные о клиентах и заказах остаются в блокнотах, переписках и телефонах сотрудников. При увольнении сотрудника часть информации теряется.
Карточка клиента хранит обращения, заказы, документы, договорённости и историю работы. Руководитель видит, кто, когда и что сделал, даже если ответственный сотрудник сменился.
Чтобы узнать статус заказа, клиент звонит администратору. Администратор ищет исполнителя и уточняет, что уже сделано.
Исполнитель отмечает завершённую работу, а статус заказа обновляется автоматически. Клиент получает актуальную информацию по ссылке, а администратору не приходится обзванивать сотрудников.
В конце месяца бухгалтер собирает счета и платежи из записей и переписок, а вознаграждение сотрудников приходится рассчитывать вручную.
Счета, оплаты и возвраты собраны в одном месте. Ставки сотрудников задаются заранее, а данные для расчёта вознаграждений и бухгалтерской сверки формируются автоматически.
Обзор
Главные задачи и отклонения видны на одном экране
Обзор собирает задачи, просрочки и события по всему похоронному дому. Сотрудник сразу видит, что требует его участия, а руководитель — где возникла задержка или проблема.
- Просроченные поручения, обращения клиентов без ответа и спорные результаты выездных работ
- Материалы, которые ожидают проверки перед публикацией или передачей клиенту
- Заказы без выставленного счёта и платежи, которые требуют проверки
- Клиенты, по заказам которых давно не было контакта. Допустимый срок компания настраивает самостоятельно
- План на сегодня: прощания, рейсы, выезды, смены и ответственные сотрудники
- Быстрые действия: создать заказ, обработать фотографию или зафиксировать звонок
- Быстрый поиск находит клиента или заказ по фамилии, номеру и телефону. Последние открытые заказы всегда доступны из поиска
- Новые обращения, оплаты и изменения статусов появляются на экране автоматически
Сотрудники начинают день с приоритетных задач, а руководитель сразу видит отклонения в работе.
Обзор
Здравствуйте, Анна. Сегодня 18 сентября, пятница.
Карточка клиента
Вся работа с клиентом сохраняется в одной карточке
Карточка создаётся при первом обращении клиента и объединяет всю дальнейшую работу: заказы, счета, оплаты, документы, файлы, задачи и действия сотрудников. При повторном обращении компания продолжает работу в той же карточке и видит полную историю взаимодействия.
- Информация разделена по понятным вкладкам: текущие задачи, финансы, контакты, материалы и история
- Задачи создаются по настроенным рабочим процессам, а статус заказа обновляется после выполнения обязательных этапов
- Документы, фотографии, портреты и отчёты хранятся в карточке клиента и доступны сотрудникам с соответствующими правами
- В карточке сохраняются контактные лица клиента, их роли и доступ к клиентскому кабинету
- Повторные карточки можно объединить без потери заказов, документов, платежей и истории работы
- Сотрудники оставляют служебные комментарии и упоминают коллег. Все записи сохраняются в журнале, а ответственные получают уведомления
- Дата последнего контакта отображается в карточке и общем списке клиентов
- Историю можно просматривать по сотрудникам, операциям и финансовым событиям. Для каждого изменения сохраняются автор, время и предыдущие значения
Клиентская база и история работы принадлежат компании, а не отдельным сотрудникам.
Дела
5 дел1 из 5Новое делоЗаказ
Одна форма создаёт заказ, счёт и план работ
Сотрудник заполняет привычный бланк: указывает данные клиента и умершего, формат похорон, дату и время прощания, количество участников и выбранные услуги. После сохранения система создаёт заказ, рассчитывает его стоимость, формирует задачи исполнителям и добавляет событие в рабочее расписание.
- Прайс настраивается под правила компании. Услуги распределяются по нужным разделам, а для каждой позиции задаются единицы измерения, варианты и условия расчёта. Стоимость заказа и сумма счёта рассчитываются автоматически.
- Документы формируются по вашим шаблонам. Система подставляет данные заказа в бланк или договор Word. Готовый документ можно распечатать для подписи или передать клиенту в электронном виде.
- Услуги превращаются в задачи. Для выбранных услуг система создаёт работы с датой, временем, ответственным сотрудником или подрядчиком. Все задачи отображаются в заказе, календаре команды и личном плане исполнителя.
- Подрядчик получает только нужную информацию. По персональной ссылке он видит состав работы, дату, время и необходимые данные. Подрядчик подтверждает участие или сообщает об отказе, а ответ сохраняется в заказе.
- Изменения автоматически требуют нового подтверждения. Если дата, время или условия работы изменились, исполнитель видит обновлённую информацию по своей ссылке и подтверждает её заново. Система заранее напоминает о задачах, которые ещё не подтверждены. Срок напоминания компания задаёт самостоятельно.
Данные вводятся один раз и сразу используются в заказе, счёте, расписании и задачах сотрудников.
Деньги
Все расчёты по заказам — в одном месте
Счёт формируется из выбранных услуг и цен вашего прайса. Клиент оплачивает его через банк похоронного дома по СБП или банковской картой. Кабинет фиксирует оплату, сравнивает её с суммой счёта и сразу показывает задолженность или расхождение.
- Налоговые ставки задаются для каждой позиции прайса в соответствии с настройками бухгалтерского учёта
- Возврат оформляется по исходному платежу, а система контролирует его сумму и статус
- Наличные платежи и банковские переводы также фиксируются в заказе и учитываются при расчёте задолженности
- Вознаграждения сотрудников и оплата выездов рассчитываются по правилам компании, а итоговые данные передаются бухгалтеру
- В отчётах видны выручка, структура заказов, возвраты, выработка сотрудников и выполнение задач в срок
Приём платежей подключается к банку похоронного дома на этапе внедрения. Перед запуском вместе проводим тестовую оплату, проверяем формирование чека, возврат и отображение операции в кабинете. Подробнее о приёме платежей.
-
Соколова Елена ВикторовнаСчёт № 214 · дело № 128748 200 ₽Ждёт оплатыОплачен частичноОплачен
-
Морозов Иван ЮрьевичСчёт № 213 · дело № 129132 500 ₽Оплачен
-
Кузнецов Игорь ПетровичСчёт № 211 · дело № 12939 400 ₽Ждёт оплаты
-
Волкова Наталья ПавловнаСчёт № 209 · дело № 128312 000 ₽Отменён
Сотрудники и задачи
Роли, задачи и загрузка команды — под контролем
Для каждой должности настраиваются свои разделы и действия. Сотрудник видит только необходимую ему информацию, а руководитель управляет правами доступа, сменами, задачами и загрузкой команды из одного кабинета.
- В расписании смен видно, кто работает и дежурит в выбранный день и время
- Заказы распределены по этапам, а сотрудники могут принять задачу в работу и отметить её выполнение
- Руководитель видит, сколько заказ находится на каждом этапе и где возникла задержка
- Раздел «Мой день» собирает задачи сотрудника: просроченные, запланированные на сегодня и следующие по сроку
- Каждый сотрудник получает только относящиеся к нему уведомления о задачах, сроках и упоминаниях
- Общий календарь объединяет прощания, рейсы, выезды, смены и сроки выполнения задач
- Система предупреждает о пересечении рейсов до назначения автомобиля или водителя
- Один рейс может объединять несколько заказов. Водитель видит состав рейса, адреса, маршруты и связанные заказы
- Диспетчер назначает рейс конкретному водителю или публикует его для свободного принятия. В системе сохраняется, кто и когда взял рейс
- Контакты подрядчиков и связанная информация доступны непосредственно в задаче
Доступ к данным определяется должностью и полномочиями сотрудника, а все изменения сохраняются в системе.
Сотрудники · 4
- БАБелова АннаАдминистраторНа смене
- ОСОрлов СергейАгентСмена с 09:00На смене
- ИПИльин ПавелВодительРейс · 10:00
- КДКузнецов ДмитрийГравёрВыходной
- Дела: смотреть
- Заказы: брать в работу
- Счета: выставлять
- Возвраты
- Фотоотчёт
- Сотрудники и права
Белова А. · 09:04 · счета: выставлять
Входящие
Каждое обращение получает ответственного и срок
Звонки, письма, заявки с сайта и сообщения из подключённых каналов собираются в одном разделе. По каждому обращению видны клиент, содержание запроса, ответственный сотрудник, обещанный срок ответа и текущий статус.
- Необработанные обращения и заявки без движения выделяются в общем списке
- История переписки и автоматически отправленные ответы сохраняются в карточке обращения
- Обращение можно преобразовать в карточку клиента и заказ, а система проверит возможные дубли
- По каждому обращению сравниваются обещанный и фактический сроки ответа
- При подключении телефонии входящие и пропущенные звонки автоматически сохраняются вместе с записью разговора
- Рабочая почта подключается к кабинету: письма поступают во «Входящие», а сотрудники отвечают с корпоративного адреса прямо из системы
Руководитель видит качество обработки обращений, а сотрудники — кому и когда нужно ответить.
-
Звонок · Соколова Е. В.+7 912 ••• 41 07Никто не взялся · 7 минБелова А. · ответ до 09:15Дело № 1287ВзятьЗавести дело
-
Заявка с сайта · уборкаСеверное кладбище · уч. 14Орлов С.
-
Письмо · счёт № 214Соколова Е. В. · Файлы · 4Ответили · 12 мин
Операционная работа
Смена работает по единому плану и передаёт дела без потерь
Перевозки, документы, подготовка прощаний, сроки услуг и незавершённые задачи фиксируются в системе. Каждый сотрудник видит свой участок работы, а следующая смена получает актуальную информацию без дополнительных созвонов и переписки.
- Перевозка и выдача. По каждому заказу сохраняются этапы, время и ответственный: документы переданы, перевозка разрешена, выезд назначен, перевозка выполнена. Смена сразу видит запланированные действия на день.
- План похоронного дня. Состав заказа, время прощания, транспорт, документы и задачи исполнителей объединены в одном плане. Сотрудники и подрядчики получают только необходимую им информацию.
- Передача смены. Незавершённые обращения, задачи и заказы передаются следующему ответственному. Руководитель видит, что было передано, а какие вопросы остались без исполнителя.
- Контроль документов. Для справок и свидетельств указываются срок подготовки, ответственный и получатель. Документы с приближающимся или пропущенным сроком выделяются в общем списке.
- Контроль сроков заказа. Для каждой услуги фиксируется плановая дата выполнения. Ответственный сотрудник заранее получает напоминание, а клиент видит актуальный статус.
- Изготовление памятников. Заказ проходит настроенные этапы от макета до готового изделия. Мастер видит текущую стадию и срок, а система сообщает о задержке производства или хранения. Подробнее на странице памятников.
Работа похоронного дома продолжается без потери информации при смене сотрудников и ответственных.
Календарь команды
Все события, выезды и смены команды — в одном календаре
Календарь автоматически собирает прощания, рейсы, выезды, поручения и рабочие смены. Руководитель видит общую загрузку команды, а каждый сотрудник — только те события и задачи, которые относятся к его работе.
Календарь связан с заказами и задачами: изменение в карточке сразу отражается в расписании. Сотрудник может подключить рабочий календарь к телефону и видеть актуальный план без ручного переноса событий.
Кабинет клиента
Клиент сам видит статус заказа, документы и оплату
Клиент получает персональную ссылку на кабинет без регистрации и установки приложения. В нём доступны состав заказа, счета, оплаты, документы и текущий статус работ. При необходимости клиент может отправить вопрос ответственному сотруднику, а срок ответа фиксируется в системе.
- 01
Доступ
Персональная ссылка отправляется из карточки клиента по электронной почте или открывается по QR-коду. Регистрация и пароль не требуются.
- 02
Счета
Клиент видит состав заказа, стоимость каждой позиции, итоговую сумму и текущую задолженность.
- 03
Оплата
Счёт можно оплатить с телефона через подключённые способы оплаты. Результат операции сразу отображается в кабинете клиента и в заказе.
- 04
Статус
Клиент видит этап выполнения заказа, сроки и доступные материалы. Выполненную работу можно принять или отправить замечание ответственному сотруднику.
- 05
После выполнения заказа
В кабинете остаются документы и история заказов. Клиент может вернуться за дополнительными услугами: памятником, уходом за местом захоронения или страницей памяти.
Покажем работу кабинета на вашем заказе
За 30 минут пройдём весь процесс: от первого обращения и создания карточки клиента до счёта, оплаты и контроля выполнения. Вы увидите рабочее место сотрудников и кабинет клиента на примере данных вашего похоронного дома.